مدونة تسعة أعشار

يتجه الكثير من أصحاب المشاريع والشركات اليوم إلى العمل مع المستقلين لإنجاز مختلف المهام. فالعمل مع الموظف المستقل له نفس منافع الموظف بدوام كامل وربما يمتد لأكثر من ذلك بسبب تنوع الخبرات والمرونة الأكبر في العمل من أي مكان وفي أي وقت. لكنّ هذا الترتيب في العمل لا يخلو من المنغصات والمشكلات التي يمكن تفاديها عندما يتقن العميل (صاحب المشروع) والموظف المستقل التواصل فيما بينهم. حتى يمرّ العمل بسلاسة يحتاج كل منهما اتباع مجموعة من قواعد التواصل لإتمام المشاريع أشارككم إياها في هذه التدوينة.

1. لا تخشى طرح الأسئلة

من أهم طرق بدء التواصل بين العملاء والمستقلين طرح الاسئلة حول المشروع والتعرف عليه من كل الجوانب. هذا طريق بمسارين. فالمستقل يحتاج لطرح أسئلة ذكية مثل: ما الذي ترغب بتحقيقه من المشروع؟ كيف تربط بين هذا المشروع وأهداف شركتك؟ هل الهدف من المشروع زيادة مبيعات؟ تعريف بالشركة؟ هل لديكم دليل إرشادي للكتابة والتصاميم -مثلا- يمكنني السير عليه؟ هل مررتم بمشاريع ناجحة أعجبتكم وترغبون بتعريفي عليها؟وغيرها من الأسئلة التي يمكن للمستقل من خلالها معرفة كل ما يحتاجه العميل منه فهو لا يعمل في الشركة بدوام كامل ولا يمكنه فهم كل تفاصيل هذا المشروع وهو يعمل عن بعد. من جهة أخرى يمكن للعميل التعرف على المستقل من خلال سؤاله عن خبراته، هل جرب العمل على مشاريع مشابهة؟ هل يفضل المتابعة اليومية للمشروع أو تسليم العمل دفعة واحدة؟ طرح الأسئلة مبكرًا يمنع التخمين وضياع الوقت في انتظار الإجابات لاحقًا.

تلميحة ذكية:

يمكن للطرفين ملء استبانة حول المشروع قد تحتوي على مجموعة من العناصر التي تسهل تواصلهم لاحقًا مثل:أهداف المشروع، البرامج والتطبيقات التقنية المستخدمة، طرق التواصل، الأشخاص المعنيين بالتواصل، عناصر المشروع التي سيتم تغطيتها، العناصر التي سيتم تسليمها (Deliverables).

1. اللقاءات والاجتماعات التعريفية مهمة

يلجأ كثير من المستقلين والعملاء أيضا إلى إقامة الاجتماعات التعريفية قبل الانتقال للمرحلة التالية. خلال هذه الاجتماعات يتعرّف العميل والمستقل على طبيعة العمل، المهام المطلوبة وطريقة التواصل المثلى. في حال كان لدى كل منهم الوقت لإقامة الاجتماعات ينبغي الحرص على البدء بوضوح، الالتزام الوقت، استخدام لغة بسيطة وواضحة بعيدًا عن المصطلحات المتخصصة التي قد لا يتعرف عليها أحد الطرفين وذكرها لن يؤثر في مسار العمل بالتأكيد.

تلميحة ذكية:

مع تطور تقنيات التواصل أصبح الجلوس في الاجتماعات من أكثر الأشياء إضاعة لوقت العميل والمستقل. لذلك يمكن الاستغناء عنها والاكتفاء باجتماع عبر الهاتف، أو رسائل البريد الإلكتروني المفصلة والواضحة، أو الاجتماعات عبر تطبيقات الاتصال المرئي. التواصل اللفظي سريع ومريح لكن تدوين كل شيء مهمّ جدا

يعتمد بعض العملاء وأصحاب المشاريع والمستقلين أيضًا على التواصل اللفظي في نقل المعلومات المرتبطة بالعمل والمهام. هذا سريع، مريح وواضح. لكن أين تذهب هذه المعلومات بعد انتهاء التواصل؟ كيف يرجع لها المستقلّ لتنفيذها؟ وكيف يمكن للعميل تقييم العمل وما إذا تمّ تحقيق كل شروطه؟ من أهمّ عناصر التواصل الناجح: تدوين كل شيء وتثبيته لتسهيل العودة إليه. قد يكون العمل على ذلك مضني في اللحظة لكن فوائده اللاحقة تستحق ذلك.

تلميحة ذكية:

إذا كنت تعمل مع صاحب مشروع/أو عامل مستقل يفضّل التواصل اللفظي فقط، يمكنك توجيهه لطريقة أفضل في التواصل من خلال تدوين الملاحظات والتفاصيل بعد الاتصال أو الاجتماع وإرساله له لتأكيد ما دار بينكم وتثبيته وغالبا رسائل البريد الإلكتروني ناجحة في هذا النطاق.

1. تحديد التواصل بنافذة وقت تناسب الطرفين

عندما تتفق جميع الأطراف العاملة على مشروع ويتم تحديد طرق التواصل بينها يأتي عامل آخر مؤثر وهو الوقت. يختلف العمل المستقل عن العمل بدوام كامل في الساعات التي يتم تغطيتها يوميًا، قد يتفق صاحب المشروع والمستقل على التواصل معه بشكل يومي. لكن متى وقت هذا التواصل؟ بين السابعة صباحا والثانية ظهرا؟ التاسعة والخامسة مساء؟ بعد السابعة مساء؟ يحتاج الطرفين لتحديد ساعات العمل، أو عدم تقييدها وتركها لظروفها لكن الأهم من ذلك كله: تسجيل هذا التفصيل المهم والاتفاق عليه.

تلميحة ذكية:

يعمل المستقلون في الأوقات التي تناسبهم ومن الأماكن التي يفضلونها في شريحة كبيرة من الوقت. لكن قد يفيد أحيانا العمل بالتوازي مع الجهة التي ننجز لها المهام، إذا كانت جهة حكومية هذا يعني أن التواصل بين الثامنة والثالثة عصرًا هو الأنسب، وأي رسائل بعد ذلك الوقت لن يتم الاطلاع عليها من قبل المعنيين إلا في اليوم التالي. و باختلاف الجهة تختلف ساعات التواصل وكلما كان المستقل مرنًا ومتقبلًا لها كلما كانت القيمة المضافة التي يقدمها للعملاء أعلى.

قد أقضي ساعات طويلة في الكتابة عن التواصل الجيد. ما زالت الكتب تُكتب كل يوم في هذا الموضوع، والمتخصصون يتحدثون عن طرقه المثلى بلا كلل. وما أعرفه على وجه التحديد إن التواصل الناجح من البداية يعطي العميل الوقت للتعديل من تطلعاته وتوقعاته للمشروع وتحديدها. ويعطي المستقل الفرصة في قبول المشروع أو رفضه ويسهل له تقديم أفضل ما لديه.